Rabattcode vergessen — nachträglich gutschreiben

Es passiert regelmäßig: Die Bestellung ist raus, und danach meldet sich die Kundschaft — der Rabattcode wurde im Checkout vergessen. Genauso läuft es bei einer kaputt angekommenen Flasche oder wenn du die Versandkosten im Nachhinein erlässt. Der Weg ist immer derselbe: eine Gutschrift auf die bestehende Bestellung.

Ausgangslage: Herr Müller hat 12 Flaschen für 143,30 € auf Rechnung bestellt und seinen 10-%-Code vergessen. Er bittet dich, den Rabatt nachträglich zu berücksichtigen — 14,33 €.

1. Den Betrag festlegen

Rechne aus, was der Code auf diese Bestellung angewendet hätte: 10 % von 143,30 € sind 14,33 €. Das ist der Gutschriftbetrag — nicht der neue Rechnungsbetrag.

2. Gutschrift erfassen

Öffne die Bestellung und wähle im Menü oben rechts:

• Vorkasse / Kauf auf Rechnung → „Gutschrift erfassen“
• Online-Zahlung → „Rückerstattung“ und dort „Teilerstattung“

Trage den Betrag ein (14,33) und einen kurzen Grund — z. B. „Rabattcode WEIN10 nachträglich berücksichtigt“. Der Grund erscheint auf der Gutschrift, die die Kundschaft per E-Mail bekommt.

3. Was danach passiert

Das hängt davon ab, ob schon gezahlt wurde:

• Rechnung noch offen — der offene Betrag sinkt auf 128,97 €. Herr Müller überweist einfach weniger, du musst nichts tun. Auch eine spätere Zahlungserinnerung nennt den korrigierten Betrag.
• Schon bezahlt — die Gutschrift ist erfasst, die 14,33 € überweist du selbst aus deinem Online-Banking zurück. Die Bestellung erscheint danach als „Teilerstattet“.
• Online-Zahlung — das Geld geht automatisch an das ursprüngliche Zahlungsmittel zurück.

Die Kundschaft erhält in allen Fällen automatisch eine Gutschrift mit eigener, fortlaufender Gutschriftnummer.

4. Den Code entwerten

Warum keine zweite Rechnung?

Der naheliegende Weg — „ich schreibe einfach eine korrigierte Rechnung“ — führt dazu, dass zwei Rechnungen über denselben Vorgang unterwegs sind: die aus dem Shop und deine eigene. Für deine Buchhaltung ist das ein Problem, denn beide tragen eigene Rechnungsnummern und nur eine wird bezahlt.

Sauber ist der Standardweg im Handel: Ursprungsrechnung bleibt stehen, die Differenz kommt per Gutschrift. Rechnung minus Gutschrift ergibt genau den Betrag, der tatsächlich gezahlt wird — beide Dokumente erzeugt das System für dich.

Sonderfälle

• Vorkasse, noch nicht bezahlt? Hier existiert noch keine Rechnung, „Gutschrift erfassen“ ist deshalb deaktiviert. Markiere erst die Zahlung als erhalten und erfasse die Gutschrift danach — oder storniere die Bestellung, wenn die Kundschaft ohnehin neu bestellen will.
• Der ganze Betrag soll erlassen werden? Das ist keine Gutschrift, sondern eine Stornierung (siehe Bestellungen).
• Ware kam beschädigt an? Gleicher Weg, nur mit dem Wert der betroffenen Flaschen als Betrag.