Bestellungen

Unter Shop → Bestellungen verwaltest du alle Käufe aus deinem Shop: Du verfolgst den Status, markierst Bestellungen als versendet, erstattest Beträge zurück oder stornierst.

Die Worklist — was heute zu tun ist

Der Tab „Worklist“ sortiert dir alle offenen Aufgaben vor:

• Freigabe erforderlich — Rechnungsbestellungen von Neukundschaft, die auf deine Entscheidung warten (siehe Rechnungskauf von Neukundschaft freigeben). Der Bereich erscheint nur, wenn tatsächlich eine Bestellung wartet.
• Jetzt dringend — Bestellungen, die sofortige Aufmerksamkeit brauchen (z. B. überschrittene Fristen).
• Heute zu packen — bezahlte Bestellungen, die versandfertig gemacht werden sollten. Mit „Packen“ hakst du sie ab.
• Wartet auf Zahlung — Vorkasse-Bestellungen, bei denen der Zahlungseingang noch aussteht.
• Widerruf — Bestellungen mit Widerrufsanfragen.

Daneben gibt es die Tabs „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“, „Widerrufen“ und „Alle“ mit den Spalten Bestellung, Kunde, Bestellt am, Frist und Betrag.

Zahlungsarten

Jede Bestellung zeigt, wie bezahlt wurde:

• Online-Zahlung — Karte, SEPA-Lastschrift, Apple Pay/Google Pay oder Klarna. Das Geld wird automatisch eingezogen; die Bestellung ist sofort „Bezahlt“.
• Vorkasse — die Kundschaft überweist selbst. Die Bestellung wartet mit dem Hinweis „Versand erst nach Zahlungseingang“. Sobald der Betrag mit dem angegebenen Verwendungszweck auf deinem Konto eingeht, markierst du die Bestellung als bezahlt.
• Kauf auf Rechnung — du versendest zuerst, die Rechnung wird mit Zahlungsziel beglichen. Bei überfälligen Rechnungen kannst du direkt aus der Liste eine „Mahnung senden“.

Der Weg einer Bestellung

Das Status-Banner in der Bestellansicht führt dich durch jeden Schritt:

1. Wartet auf Zahlung (nur Vorkasse) — noch nicht versenden.
2. Bezahlt · bereit zum Versand — packen und verschicken. Rechnung, Zahlungsbeleg und Lieferschein werden automatisch als PDF erstellt (siehe Benachrichtigungen).
3. Versendet — du hast die Bestellung als versendet markiert; die Kundschaft erhält automatisch eine Versandbestätigung.
4. Zugestellt — die Bestellung ist abgeschlossen.

Stornierte Bestellungen erscheinen als „Storniert“, vollständig erstattete als „Erstattet“.

Rückerstattungen

Öffne die Bestellung und wähle „Rückerstattung“:

• Vollständig erstatten — der gesamte Betrag geht zurück.
• Teilerstattung — du gibst einen Teilbetrag ein (z. B. „25,00“), etwa wenn nur eine Flasche reklamiert wurde.

Bei Online-Zahlungen geht das Geld automatisch auf das ursprüngliche Zahlungsmittel zurück. Nach Abschluss siehst du die Bestätigung „Rückerstattung erfolgreich durchgeführt.“

Bestellungen stornieren

Auch Vorkasse- und Rechnungsbestellungen lassen sich stornieren — nicht nur Online-Zahlungen. Öffne die Bestellung und wähle „Stornieren“. Im Dialog „Bestellung stornieren“ siehst du Betrag und Kundenname und kannst einen Grund (optional) hinterlegen (z. B. „Kunde hat falsch bestellt, Artikel nicht mehr verfügbar…“) — er wird intern gespeichert und in der Bestellübersicht angezeigt.

• Noch nicht bezahlt (z. B. Vorkasse vor Zahlungseingang)? Dann gilt „Es wurde noch keine Zahlung erfasst, daher wird nichts erstattet.“ — die Stornierung ist sofort wirksam, es fließt kein Geld.
• Bereits bezahlt? Dann wird der Betrag vollständig erstattet bzw. eine Gutschrift erzeugt.

Die Kundschaft und du erhalten automatisch eine Bestätigungs-E-Mail; die Bestellung erscheint danach als „Storniert“.

Rechnungskauf von Neukundschaft freigeben

Bietest du Kauf auf Rechnung nur für Bestandskunden an (einzustellen unter Zahlungsmethoden), dann wird die Rechnungsbestellung einer neuen, noch nie bei dir zahlenden Kundin oder Kunden zurückgestellt, statt sofort durchzulaufen. Sie landet im Worklist-Bereich „Freigabe erforderlich“ ganz oben — und du wirst per E-Mail „Freigabe erforderlich: Rechnungsbestellung …“ benachrichtigt.

Solange du nicht entschieden hast, wird nichts versendet und keine Rechnung erstellt. Die Kundschaft hat lediglich eine Eingangsbestätigung erhalten (noch keine verbindliche Auftragsbestätigung). In der Bestellansicht zeigt das Status-Banner „Freigabe erforderlich“ mit zwei Optionen:

• „Auf Rechnung freigeben“ — du vertraust der Person: Die Rechnung wird jetzt erstellt, die Bestellung läuft als normaler Rechnungskauf weiter (sofort versandfertig, Zahlungsziel beginnt). Die Kundschaft erhält Auftragsbestätigung und Rechnung.
• „Auf Vorkasse umstellen“ — du gehst auf Nummer sicher: Die Bestellung wird auf Vorkasse umgestellt. Die Kundschaft bekommt eine E-Mail mit deinen Bankdaten und du versendest erst nach Zahlungseingang. Ab der nächsten Bestellung gilt sie als Bestandskunde und kann wie gewünscht auf Rechnung kaufen.

Demo-Modus

Solange dein Shop im Demo-Modus läuft, sind alle Bestellungen Testbestellungen ohne echten Zahlungsfluss — ideal, um den kompletten Ablauf einmal selbst durchzuspielen.